Hacer más con menos: garantizar que las inversiones en tecnología reditúen en ganancias

Aún en un entorno de gran presión económica y alta inflación a nivel mundial, con un pie casi fuera de la pandemia de COVID 19 pero siempre con el riesgo latentes de repuntes altos en contagios y una casi inminente recesión global en 2023, se requiere que las organizaciones generen ganancias para poder continuar con su operación y expansión en bases a sus planes de mediano y largo plazo.

Bajo estas condiciones resulta difícil pensar que las organizaciones crezcan y solo se esperaría que siguieran sobreviviendo en este complejo momento.

El estudio de Gartner "3Q Gartner Business Quarterly" nos muestra cuales son las estrategias de los CEO's para controlar los efectos de la inflación. Podemos observar antiguas estrategias como son, el incremento de precios y la optimización de costos, sin embargo, hay estrategias crecientes como la mejora en productividad y eficiencia llevadas de la mano de la automatización.

En este artículo nos enfocaremos en las medidas que como socios de negocios de nuestros clientes podemos apoyarlos para hacer frente a este entorno complicado de alta inflación y posible recesión económica.

Optimización de Costos

Es lógico pensar que una organización antes de incrementar sus precios a los clientes, buscará optimizar y reducir sus costos, esto lo puede realizar de diversas maneras, a través de la consolidación de sus proveedores, así como optimizando sus operaciones a medida que se realiza la transición a un mundo de trabajo híbrido y/o remoto.

Según el reporte de Microsoft "Work Trend Index 2021 Annual Report", el 73 % de los trabajadores comentan que quieren opciones flexibles de trabajo remoto por lo que las PYMES buscan obtener el mayor provecho de sus herramientas y tecnología para realizar el trabajo en formato híbrido en el entorno económico actual.

Una buena práctica para la optimización de costos sería realizar un análisis profundo del licenciamiento adquirido por parte de la organización y llevar a cabo una consolidación en nuevos contratos o paquetes. Por ejemplo si se cuenta con una herramienta de colaboración como Microsoft 365, podrían realizarse las siguientes acciones:

• Optimizar el licenciamiento de aplicaciones
• Reducir la complejidad de la gestión administrativa
• Consolidar las aplicaciones en una plataforma como lo es Microsoft 365, utilizando Power Platform como herramienta de Desarrollo y BI

Estas acciones pueden generar ahorros de hasta un 50% en la consolidación de licenciamiento de Microsoft 365.

En base al estudio de Forrester, "The Total Economic Impact Of Microsoft Power Platform", seleccionar una herramienta como Power Platform le dará los siguientes beneficios a la organización: Tiempo de comercialización más rápido y costos operativos reducidos. Por ejemplo, para el año 3 del estudio, las iniciativas ejecutadas a través de Power Platform dieron como resultado un aumento del 1 % en los ingresos y los márgenes operativos aumentaron del 12,0 % al 12,5 %. Esto genera $15,8 millones en ingresos operativos adicionales ajustados al riesgo más de tres años, estos montos en dólares americanos. Además si Power BI también reemplaza otras licencias de herramientas de inteligencia comercial. En conjunto, los ahorros ajustados al riesgo de tres años son de aproximadamente $829,000 dólares.

Productividad, eficiencia y automatización

Para Gartner, un CIO comprende exactamente qué resultados financieros se esperan de él para trabajar en garantizar dividendos digitales en base a las inversiones que realiza la organización. Por lo que priorizar que iniciativas digitales deben de ejecutarse y cuales no, es fundamental para proteger los recursos humanos y tecnológicos en sus proyectos prioritarios y debe estar preparado para pausar iniciativas con menos impacto para el negocio.

En este sentido, un socio de negocios como Inavant puede apoyar al cliente en la evaluación del proceso de transformación digital analizando los beneficios y los inconvenientes que se pudieran presentar. Por ejemplo, si lo que se desea es la automatización de procesos de negocio hacia procesos mas digitales, se debe de tomar en cuenta el reemplazo de aplicaciones legadas, la funcionalidad adicional requerida, así como una estrategia solida de integración con otros sistemas.

Según Gartner, en algunas ocasiones, las organizaciones se encuentran en una encrucijada al buscar automatizar un proceso para hacerlo mas eficiente o más productivo. Esto sucede sobre todo cuando los procesos no están bien definidos, ni mucho menos, documentado, si el flujo de trabajo no es consistente o si hay demasiadas variables en el proceso para la toma de decisiones o caminos a seguir. En este sentido, la recomendación es no perder tiempo ni esfuerzo y detener la transformación de estos procesos.

Para evitar este tipo de inconvenientes podemos generar un conjunto de reglas para descartar procesos y tareas que no estén preparados para la automatización. Un ejemplo que sucede muy a menudo es por la cantidad de integraciones y dependencias que tiene un proceso con otros sistemas legados o cerrados, así como también, cuando un proceso no es muy claro en su definición. Debemos anticiparnos también a las reacciones que puedan tener los usuarios de estos procesos, asegurándonos que los equipos encargados del proceso de modernización y/o automatización comuniquen previamente, durante y de forma muy activa cómo es que se implementará el proceso de transformación, involucrando al equipo asignado a la gestión del cambio y recursos humanos.

Según el estudio de Forrester, las soluciones creadas a través de Power Platform hicieron que los usuarios fueran más eficientes. Si cada proyecto mediano beneficia alrededor de 50 usuarios y cada proyecto grande beneficia a 300 usuarios. Esta ganancia de eficiencia aumenta durante la vida del estudio a medida que se implementan más y mejores soluciones, aumentando del 3 % en el año 1 al 5 % en el año 3. Esto se logra a través de la optimización y automatización de procesos mediante Power Automate y Power Virtual Agents, creando aplicaciones que aceleran el trabajo y generando información más rápidamente utilizando Power BI. Después de aplicar una captura de productividad del 50 %, el ahorro total de tiempo ajustado al riesgo durante tres años asciende a 10,2 millones de dólares.

Conclusión

Tomando en cuenta lo descrito anteriormente, existen alternativas que las organizaciones pueden realizar para seguir obteniendo beneficios en un mundo convulsionado y con realidades complejas. Creemos firmemente que si una organización comienza a optimizar sus costos, enfocar sus esfuerzos en mejorar la productividad, colaboración y automatización de procesos, obtendrá resultados favorables al sobrellevar esta tormenta.

En Inavant estamos preparados para apoyar a nuestros clientes en las estrategias de optimización de costos, productividad, eficiencia y automatización de procesos bajo un modelo de transformación digital, contáctenos, estamos a tus órdenes.